Altijd op kantoor, ook onderweg

Het nieuwe werken

Het nieuwe werken is los van waar u bent, het gevoel hebben op kantoor te zijn. De technologie is ondertussen geen probleem meer. Een aantal trends die maken dat deze manier van werken steeds vaker wordt toegepast.

Altijd online

Iedereen staat met elkaar in verbinding via het internet. Er is voor u misschien niets nieuws aan dat u onder het eten nog een offerte afhandelt of personeel instrueert terwijl u op een familiefeestje bent. Het punt is: bedrijven als geheel veranderen. Werknemers zijn ook 's avonds online. Personeel wil opeens graag in het weekend werken. Negen tot vijf vervaagt. Technologische ontwikkelingen ondersteunen dat. Zorgt u dat ze ook op de gekste tijden en plaatsen hun bedrijfsmail checken? Dan is hun kennis ook op andere tijden toegankelijk.

Openheid: van buiten naar binnen. Nodig uw klanten en leveranciers uit om mee te denken over uw bedrijfsvoering. Waar de Philips Senseo nog door twee research afdelingen van grote bedrijven werd bedacht, maakte Linksys een open soutce router die is samengesteld door gebruikers. Hoe benadert u uw klanten? Vroegen ze voorheen al op de raarste tijden om informatie, nu willen ze zelf inloggen in uw voorraadsysteem. Knuffel ze, want ze hebben cruciale informatie en kennis voor uw bedrijf. En u voor hen. Leer van buiten naar binnen te denken. Wat hebben zij dat ik nodig heb? En wat kan ik voor hen betekenen.

Technologie is steeds makkelijker te gebruiken omdat de ontwerpers van Skype, Google, Gmail en YouTube snappen wat makkelijk is. Gebruikers geven ook direct commentaar. Lees: ze delen hun gebruikerservaring. Uw klanten hebben invloeden op uw markt buiten u om, die op ieder moment zichtbaar is. Wie op een forum zijn mening geeft over zijn bank, pleegt vrijheid van meningsuiting. Heeft die site vervolgens anderhalf miljoen bezoekers, dan heb je als bank een discussiepunt met al die bezoekers. Het mooie van deze manier van communiceren: het is een sociaal netwerk. Laat dat nou toevallig een sterk punt zijn van ondernemers.

Techniek

Technologie die niet soepel werkt, kunt u gerust negeren. Er zijn genoeg alternatieven die wel het gewenste gemak en comfort brengen in communicatie tussen mensen. Ons advies is dan ook: probeer ze eens uit. Of laat er eens een paar mensen in bedrijf mee spelen. Werkt het? Dan voeren uw mensen het wel in. Zo gaat dat: ze delen dingen die handig in gebruik zijn. MSN voor bedrijven is al normaal. Natuurlijk: u kunt die chatsoftware ook verbannen. Maar waar om? Immers: uw mensen chatten thuis ook. U hoeft ze niet in te werken. In deze special kunt u proeven hoe het nieuwe werken is en wat u daar voor nodig heeft. Verder vertellen drie bedrijven over hun vernieuwende manier van werken.

Om u op weg te helpen:

1. Communicerende netwerken

Een snelle en betrouwbare internetverbinding is belangrijker dan ooit. Dat er binnen en buiten een ander systeem gebruikt wordt, maakt niet zoveel uit. Steeds essentieler is wel dat die beide systemenm met elkaar kunnen 'praten'. Uw medewerkers en uzel f zouden zonder problemen moeten kunnen omschakelen van een netwerk binnen kantoor naar het netwerk buiten kantoor. Als vuistregel voor investeringen in ict geldt dan ook: alles dat deze trend ondersteunt is wijs. Software, ADSL, mobiele aansluitingen die niet kunnen 'praten' met andere systemen, negeer die nog maar even. Ze komen er in de loop der tijd vanzelf achter dat eindgebruikers systemen die niet met andere systemen communiceren links laten liggen.

Boodschappen

Alle software en automatisering die het mogelijk maakt om naadloze en draadloze verbindingen te leggen tussen vaste en draadloze netwerken en mobiele netwerken.

2. Binnen = buiten

Een connectie via een mobiele datakaart (in laptop of pda) is één manier om onderweg altijd in de systemen van het bedrijf te kunnen. Of geef mensen thuis een supersnelle ADSL verbinding. Wilt u uit kostenoverweging nog niet iedereen die onderweg is online toegang geven, zorg er dan voor dat wie meer dan één dag buiten de deur werkt, daar ook toegang heeft tot zijn documenten, e-mail en agenda. En dat iedereen die thuiswerkt een fatsoenlijke internetverbinding heeft. Laat mensen eens bijhouden hoeveel e-mails zij per maand verzenden en ontvangen. Hoe vaak missen zij het om ook buiten kantor te werken? Dat zijn potentiele productiviteitsmomenten. Maak voor u bedrijf een barometer: hoe staat het nieuwe werken er bij mij voor? Wie staan er nog twee uur per dag extra op de snelweg door files? Hoe doen mijn klanten dat eigenlijk? Kan ik dat handiger organiseren?

Boodschappen

Telefoonsysteem dat ook bellen via internet ondersteunt

Centrale server met toegang voor iedereen

Regel e-mailtoegang op alle mogelijke apparaten

www.desknow.com, Software die ervoor zorgt dat e-mail op alle mobiele apparaten beschikbaar en synchroniseerbaar is. (Investering 149 US dollars voor 5 gebruikers)

Mobiel online

Wie onderweg online wil zijn kan dat op verschillende manieren doen. Dell, HP, Lenovo en Acer leveren allemaal laptops waar de breedband internetkaart al is ingebouwd. U kunt ook kiezen voor een los modem dat inlogt op snel internet. Dat is verkrijgbaar bij KPN en bij Vodafone. Wilt u met een groep mensen op dezelfde locatie online zijn, dan kunt u kiezen voor een router.

Prijsindicatie

Prijzen van dataverkeer zijn afhankelijk van de provider en van het gebruik. Het loont de moeite om uw eigen mobiele telefonie provider te vragen naar mogelijkheden voor zakelijke datakaarten. Veelgebruikers (en dat meten we in hoeveelheid data die er over de internetlijn gaat), zijn het beste af met een flatfee abonnement. (Bij Vodafone op dit moment ruim 50 euro) Daarmee is er voor 2,5Gb dataruimte, dat is ruim voldoende voor iemand die geregeld flinke Poiwerpoints heen en weer mailt.

Skype via pda

Onderweg online zijn biedt ook weer mogelijkheden om op andere manieren te bellen. Pda's met een data-abonnement zijn opeens ook prima geschikt om gratis mee te internetbellen. Een prima – prijsbewust – alternatief voor mobiel bellen.

www.internetten.nl, www.vodafone.nl, www.t-mobile.nl, www.kpn.nl, www.xs4all.nl

3. Deel (bijna) alles)

Gebruik simpele software om te delen, wees niet zuinig met het koppelen van mensen aan andere mensen in uw netwerk. Google zou Google niet zijn als zij daarvoor niet iets bedacht hebben. Google Apps stelt een groep mensen in staat om samen mail, agenda en documenten te delen. De proffesionele versie kost $ 50 per jaar per account.

Belangrijk is dat kennis beschikbaar is voor al het personeel. Zorg voor centrale opslag van bestanden. Zorg er ook voor dat uw mensen van elkaar kunnen zien of ze aan het werk zijn of niet. Het zal u verbazen hoeveel kleinere dingetjes 's avonds nog in een uurtje thuiswerken worden geregeld. Als uw medewerkers 's middags afwezig zijn en weten dat ze altijd bij hun bestanden kunnen, maakt het u makkelijker om die uren flexibel in te delen.

Software

Wanneer u nieuwe software aanschaft voor uw bedrijf, maak dan een onderscheid tussen software die nodig is voor de kritische bedrijfsprocessen en voor de communicatie tussen uw medewerkers, klanten en leveranciers. Laat de de standaarden die u in uw bedrijfsautomatisering heeft gekozen niet los, maar zoek software die aansluit bij bestaande systemen. Gebruik als het even kan software die via internet te benaderen is. Denk daarbij eerder aan simpele oplossingen dan aan grote complexe systemen. Koppel de eenvoudiger software aan uw bedrijfsnetwerk. Een simpele manier om online bestanden te beheren is de Goodle Maps applicatie. Met het aanmaken van één Gmail account voor uw bedrijf, waartoe iedereen toegang heeft, is er ook een centrale plaats om documenten op een veilige manier op te slaan op internet.