Opslag is het grootste knelpunt bij e-mailmanagement

Opslag is het grootste knelpunt bij het uitvoeren van e-mailmanagement, aldus bezoekers van het Computable-seminar ECM. Pim Ekelenburg, consultant ecm bij Ordina, stelt dat papieren informatie bij bedrijven beter is georganiseerd dan e-mail.

Jonne Joosten, programmamanager bij You Move, acht het onvermijdelijk dat er een e-mailquotum wordt opgelegd. Als de `total cost of ownership` te hoog wordt moet er wel worden ingegrepen. Hogeschool INHOlland legt medewerkers vooralsnog geen limiet op. Het opslagprobleem doet zich vooral voor bij organisaties die alle e-mail bewaren. Joosten adviseert organisaties om alleen te archiveren wat echt bewaard moet worden. Privémail kan bijvoorbeeld worden weggegooid.

Om te bepalen welke mails zakelijk of privé zijn moeten beheerders de mailbox bekijken, en dat stuit op de grenzen van privacy. De Provincie Zeeland geeft gebruikers daarom toegang tot externe mailprogramma`s zoals Hotmail en Gmail voor de privémail. Marc van Someren, principal consultant bij Silverside, vindt het geen goede oplossing om een limiet op de mailbox te zetten. Gebruikers zijn dan te veel tijd kwijt aan het organiseren en archiveren van hun mail. Hij ziet meer heil in het schrappen van individuele adressen ten gunste van rol-based e-mailadressen.