Christine Lucassen, Amsterdam

Niet alleen met vrienden, ook met collega's en zakelijke contacten wordt steeds meer gechat. Maar hoe doe je dat? Floris van der Veen schreef Chatiquette, een gebruiksaanwijzing voor zakelijk chatten.

De zakelijke chatter moet grammaticaal en inhoudelijk sterk zijn, snel kunnen reageren en kunnen inspringen op de toon van de tegenpartij. Waar gaat het het vaakst mis?
Van der Veen: 'Het hoge tempo waarin wordt gechat, kan een risico vormen. Iets wat jij in drie woorden en met een lach in gedachten opschrijft, kan aan de andere kant, door iemand die jou niet goed kent, heel anders worden geïnterpreteerd. Zorg daarom dat je jezelf goed en volledig uitdrukt.'

Collega's kunnen niet meeluisteren, wat de drempel om op het werk privé te chatten verlaagt. Wat voor risico's kleven daaraan?
'Steeds meer bedrijven laten werknemers vrij in het gebruik van messengersystemen. Maar de IT-afdeling kan informatie scannen en bekijken. Spamfilters kunnen worden uitgebreid met andere zaken; er kunnen alerts aan worden gehangen en bepaalde chats kunnen worden geforward naar de manager. Er kan bijvoorbeeld op 'job' of 'goede baan' worden gescand. Ik kan me voorstellen dat bepaalde informatie wordt gebruikt om bepaalde actie te ondernemen.'

Chatten lijkt relatief eenvoudig. Dus maar multitasken?
'Niet doen: het risico dat je verschillende gesprekken door elkaar haalt, is te groot. Je loopt bijvoorbeeld het gevaar dat je per ongeluk tegen de verkeerde collega zegt dat je die andere job toch leuker vindt. Of dat je tikt: "u kunt dat jurkje terugsturen" tegen iemand die geklaagd heeft over een kapotte beertender. Beperk het chatten daarom tot maximaal twee sessies tegelijk.'

Het taalgebruik voor chatten is nogal informeel. Ook zakelijk?
'In e-mail maak je een nette zin, in chat kun je bijna letterlijk spreektaal gebruiken. Spring daarbij in op het taalgebruik van je gesprekspartner, om te laten zien dat je op hetzelfde niveau zit. Dat is een groot verschil met post en mail, waarbij je niet weet wat de gemoedstoestand van de ander is. Ga niet te veel mee in andermans humor en chat niet over politiek en voetbal.'

U waarschuwt in Chatiquette voor de zogeheten spimmer. Hoe voorkom je dat je zelf een spammer in chatomgeving wordt?
'Het gevaar van chat is dat het een luchtig medium is. Je pakt minder snel de telefoon dan dat je een berichtje stuurt, maar de irrtitatiefactor kan net zo groot zijn. Val mensen niet onnodig lastig. Bedenk, voor je een bericht stuurt, dat je de ontvanger dan in zijn andere werk stoort. Zorg dat je zelf alleen inlogt op momenten dat je ook echt beschikbaar wilt zijn.'

Hoe maak je je collega's of chef wel blij met jouw chatberichten?
'Het delen van relevante informatie kan heel goed werken. Bijvoorbeeld met collega's die op een andere afdeling zitten, of in een andere regio. Stuur een linkje door als er iets speelt wat relevant zou kunnen zijn. De collega kan, door uitgestelde instant messaging te gebruiken, de chat bekijken wanneer het hem of haar uitkomt.'

Floris van der Veen is directeur van LiveCom, dat onder andere chatapplicaties ontwikkelt.